Gestión de Gastos
EassyBill distingue dos tipos de gastos para que tu contabilidad quede limpia: gastos profesionales (los deducibles de tu actividad) y gastos personales (los que no tienen relación con el negocio).
Gastos profesionales#
Son los gastos que puedes deducirte en el IVA (modelo 303) y en el IRPF (modelo 130). Para ello necesitas la factura del proveedor con NIF, base imponible y tipo de IVA.
EassyBill registra estos gastos de tres formas:
1. Foto desde WhatsApp (OCR)#
La más rápida. En el momento que recibes una factura física o en pantalla:
Tú: [envías foto de la factura de Repsol]
EassyBill: "Gasto registrado:
Proveedor: Repsol Comercial de Productos SA
NIF: A28970630
Fecha: 12/03/2025
Base: 52,40 € | IVA 21%: 11,00 € | Total: 63,40 €"
Si el proveedor no existe, se crea automáticamente. Si la factura ya está registrada (mismo número + proveedor), el asistente te avisa en lugar de duplicarla.
2. Reenvío por email (automatización)#
Cuando un proveedor te manda la factura por email, reenvíala a tu dirección de EassyBill. El sistema extrae los datos automáticamente y crea el gasto sin que toques nada.
Cómo configurar el OCR por email →
3. Desde el Dashboard web#
En la sección Gastos → + Nuevo gasto, rellena el formulario manualmente o sube el PDF para que el OCR lo procese.
Batch upload — Si tienes varias facturas acumuladas, usa el botón Subir facturas en lote. EassyBill las procesa todas de golpe y te muestra un resumen de lo registrado.
Campos de un gasto profesional#
| Campo | Descripción | |---|---| | Proveedor | Selecciona de tu directorio o crea uno nuevo | | N.º de factura | El que aparece en la factura del proveedor | | Fecha | Fecha de la factura (no de cuando la pagas) | | Base imponible | Importe antes de IVA | | Tipo de IVA | 0%, 4%, 10% o 21% | | Total | Base + IVA | | Moneda | EUR por defecto. Acepta USD, GBP, JPY y otras divisas | | Adjunto | PDF o imagen de la factura (recomendado para el gestor) |
Gastos en moneda extranjera#
Si compras en AWS (USD), Notion (USD) o cualquier servicio extranjero, el gasto se puede registrar en la moneda original. EassyBill convierte automáticamente a EUR usando el tipo de cambio del día para los cálculos de IVA e IRPF.
El importe original queda guardado para tu referencia y para el gestor.
Al registrar un gasto en moneda extranjera, introduce los valores exactos de la factura (sin convertirlos tú). EassyBill hace la conversión internamente.
Detección de duplicados#
EassyBill detecta si intentas registrar dos veces el mismo gasto (mismo número de factura + mismo proveedor). En ese caso:
- Si el gasto ya existe con todos los datos: te avisa y no duplica
- Si el gasto existe pero le faltaban datos (NIF, adjunto, moneda): actualiza los campos vacíos
Gastos personales#
Los gastos personales son movimientos de dinero que no tienen relación con tu actividad como autónomo: la compra del supermercado, una cena de ocio, la suscripción al gimnasio.
No son deducibles, pero llevar el control ayuda a entender tu flujo de caja real.
Categorías disponibles: Alimentación, Transporte, Ocio, Salud, Hogar, Otros
Se gestionan en la sección Gastos personales del Dashboard. Se pueden crear, editar y eliminar desde la tabla o dictar al Asistente WhatsApp con frases informales: "Gasté 20€ en cafés hoy".
Qué ve tu gestor#
Cuando exportas el trimestre, el gestor recibe:
Gastos_Soportados/YYYY-MM/— adjuntos organizados por mes- Columnas en el CSV: Proveedor, NIF, N.º Factura, Fecha, Base, IVA%, Cuota IVA, Total EUR
Los gastos personales no se incluyen en el export del gestor.