Guía para gestores: cómo usar EassyBill

Si un cliente tuyo usa EassyBill y te ha invitado como gestor, esta guía te explica cómo funciona tu acceso, qué puedes ver y cómo trabajar con varios clientes desde una sola cuenta.

Aceptar la invitación#

Cuando un cliente te invita, recibes un email con un enlace de acceso. Al hacer clic:

  1. Llegas a la pantalla de bienvenida con tu email ya confirmado
  2. Creas una contraseña para tu cuenta (si es la primera vez)
  3. Accedes directamente al workspace de tu cliente

A partir de ese momento, puedes entrar a EassyBill con tu email y contraseña cuando quieras.

Si ya tienes cuenta en EassyBill#

Si un cliente te revoca el acceso y luego te vuelve a invitar, no necesitas crear una cuenta nueva. Cuando abres el nuevo enlace de invitación:

  1. Introduce tu email y tu contraseña actual
  2. El sistema detecta que ya tienes cuenta y reactiva tu acceso automáticamente
  3. Llegas al dashboard sin ningún paso extra

Si no recuerdas tu contraseña, usa el enlace "¿Olvidaste tu contraseña?" que aparece en esa pantalla para restablecerla.

Qué puedes ver#

Con acceso de gestor (lectura) puedes consultar:

  • Todas las facturas emitidas y su estado (pendiente, cobrada, vencida)
  • Todos los gastos profesionales registrados
  • Clientes y proveedores del autónomo
  • Resumen estimado de IVA e IRPF por trimestre
  • PDFs de facturas (descarga directa)

Lo que no puedes hacer:

  • Crear, editar ni eliminar datos del cliente
  • Ver ni modificar la configuración de cuenta
  • Acceder a los datos de pago o suscripción
  • Ver los gastos personales del autónomo

Trabajar con varios clientes#

Si llevas las cuentas de más de un autónomo que usa EassyBill, cada uno puede invitarte con tu mismo email. No necesitas cuentas separadas.

Cuando tienes acceso a dos o más clientes, aparece un selector "Cliente activo" en la parte superior del panel lateral:

  • En escritorio: justo encima de la navegación, en el sidebar izquierdo
  • En móvil: al abrir el menú lateral, antes de las opciones de navegación

Selecciona el cliente cuyo workspace quieres consultar. La pantalla se actualiza con los datos de ese cliente.

El selector solo aparece si tienes acceso a 2 o más clientes. Si solo tienes uno, entras directamente a su workspace sin ningún selector.

Preguntas frecuentes#

¿Puedo ver los datos de un cliente mientras otro cliente no me ha dado acceso todavía? Sí. Cada acceso es independiente. El selector muestra solo los clientes que ya han aceptado tu invitación.

¿Mi cliente puede ver lo que hago en su cuenta? EassyBill no registra un log de actividad visible para el cliente. Pero recuerda que tienes acceso de solo lectura — no puedes modificar nada.

¿Qué pasa si mi cliente revoca mi acceso? Dejas de ver su workspace inmediatamente. Si te vuelve a invitar, puedes aceptar con tu contraseña actual (no necesitas crear cuenta nueva — ver sección anterior).

¿Cómo recibo los datos para presentar los modelos fiscales? Tu cliente genera la exportación desde la sección Gestoría de EassyBill. Al hacerlo, recibes automáticamente un email con un enlace para descargar un ZIP que contiene:

  • Facturas_Emitidas/ — PDFs de facturas organizados por mes
  • Gastos_Soportados/ — adjuntos de gastos organizados por mes
  • Registro_Contable.csv — todas las facturas y gastos del periodo con bases, IVA e IRPF

El enlace de descarga es válido 7 días. Si caduca o necesitas de nuevo el paquete, pide a tu cliente que lance una nueva exportación (es inmediata para él).

También puedes consultar facturas y gastos en tiempo real directamente desde tu acceso al workspace del cliente, sin necesidad de esperar a la exportación trimestral.